供应商沟通与 RFQ
维护供应商联系信息，协调持续询价，并集中记录产品要求、商务条件、供应商回复和未解决问题。
中国采购办公室
把持续发生的中国采购工作，交给一个清晰负责的本地协调流程。
Source China 为管理多个中国供应商和重复订单的海外企业提供持续采购支持。供应商沟通、询价、订单跟进、生产进度、质量活动、文件、出货准备和问题升级可以在一个明确的中国端工作流中统一管理。
中国采购办公室
当问题不再是找供应商，而是如何长期把采购工作管好。
供应商开发适用于寻找和比较合适供应商。采购办公室更适合已经有多个供应商或重复订单的海外买家，需要一个持续负责的中国端流程来协调 RFQ、订单、生产、样品、质量活动、文件、出货准备和未解决问题。
具体工作方式应围绕真实供应商数量、订单频率、客户内部审批流程和汇报要求设计。正式开始前，需要明确 Source China 的职责、客户审批点、沟通规则、升级机制、费用结构和工作交接方式。
服务范围
持续采购支持可以协调哪些工作
工作范围根据供应商数量、产品、订单节奏和海外团队需要掌握的关键决策点确定。
订单与生产跟进
跟进订单确认、订单细节、生产节点、目标日期、供应商进度更新以及需要升级处理的异常情况。
样品、审批与质量活动协调
跟进样品或审批状态，并协调约定的质量检查节点、检验安排、供应商整改回复和相关证据，但不替代专业检验机构。
文件与出货准备
跟进供应商应提供的文件、包装或标签确认、质量状态及出货准备信息，并在需要时与货运或报关相关服务方进行协调。
多供应商协调
当项目涉及多个供应商时，统一协调时间、未解决问题、文件状态和集货或交接安排。
问题、审批与周期性汇报
维护问题和升级记录，明确需要客户确认的事项，并按照约定频率向海外团队提供状态更新。
交付内容
你将收到什么
根据约定的供应商、订单、职责和客户审批点，持续提供工作记录与周期性状态汇报。
供应商与订单跟踪表
记录约定范围内的供应商、产品、订单、负责人、当前状态和目标日期。
询价与报价比较
整理重复采购中的报价条件、供应商回复、关键假设和未解决商务问题。
生产节点记录
跟踪计划节点、供应商更新、证据状态、异常情况和后续责任人。
问题与升级清单
集中记录供应商、订单、质量、文件或时间相关问题及当前处理状态。
文件清单
记录供应商、订单、质量和出货相关文件是否已经收到或仍待补充。
检验与质量协调状态
记录样品审批、计划质量检查、服务方安排、结果状态和供应商后续处理情况。
出货准备状态
汇总生产、质量、包装、文件及物流交接相关状态，帮助海外团队判断是否接近出货条件。
待客户审批事项
明确仍需要客户团队决定的商务、质量、时间或异常处理事项。
工作流程
典型持续采购工作流
每一步都让下一项决策更清晰。
供应商与订单接入
梳理现有供应商、产品、当前订单状态、采购频率、出货节奏、现有记录和重复出现的协调问题。
明确职责与审批点
确认 Source China 负责协调什么、哪些事项由客户批准，以及供应商沟通、保密、访问权限和升级路径。
RFQ 与报价协调
在约定权限内发起或跟进持续询价，并整理商务回复、假设和问题供客户审核。
订单支持
协调客户已批准的订单信息和供应商确认，同时保留约定的合同权限和最终审批责任。
生产跟进
跟踪约定节点、供应商进度、目标日期、相关证据及需要客户关注的偏差。
样品与质量节点
跟进审批状态，并协调供应商和具备相应资质的服务方完成约定的质量活动。
文件跟踪
跟进订单、产品、质量、包装和出货相关文件以及仍未解决的文件请求。
问题升级
记录异常、供应商回复、负责人、目标时间及需要客户作出的决定。
出货准备
在计划出货前统一查看生产、质量、包装、文件和物流交接状态。
周期性客户更新
按照约定频率汇报供应商和订单状态、变化、风险、待审批事项和下一步工作。
前期准备
设计持续采购范围前需要了解什么
- 现有供应商数量、合作状态及当前关系基础
- 下单频率、出货频率、产品类别及预计工作节奏
- 当前 RFQ、订单、审批、生产、质量、文件、物流和付款流程
- 质量控制或检验要求，以及目前已经合作的专业服务方
- 反复出现的沟通、生产、文件、集货或出货准备问题
- 内部负责人、审批权限、升级节点及必须由客户保留的决定
- 希望使用的汇报方式、工具、更新频率及问题记录格式
- 保密要求、数据访问权限、响应要求和工作交接规则
适用场景
哪些情况下适合使用持续采购支持
- 你长期向多个中国供应商重复下单
- 海外团队经常收到零散或延迟的生产状态更新
- 样品、检验、文件和出货问题缺少统一负责人
- 希望获得中国本地持续跟进，但暂时不准备建立自己的中国实体和团队
- 单次供应商开发已经逐渐发展为持续采购和运营需求
执行标准
ENSAMICO 如何让项目执行保持清晰
服务内容会根据项目变化，但这些执行原则保持一致。
开始前明确范围
在正式开展工作前明确目标、职责、交付内容、排除项、费用基础与关键决策点。
信息与证据可追溯
将已确认信息、合理观察、矛盾点与待确认问题分开记录，避免把判断当作事实。
让合适的专业能力参与
涉及法律、技术、检验、认证或监管事项时，根据项目需要协调具备相应资质的专业方。
FAQ
中国采购办公室常见问题
在确定项目范围前，把关键问题说明清楚。
采购代理和采购办公室有什么区别？
采购代理通常围绕特定搜索、谈判或订单提供支持。采购办公室更强调持续协调，在多个供应商、重复订单、质量活动、文件和状态汇报之间建立长期工作流。
我们需要在中国设立公司吗？
对于明确范围的外部采购支持，不一定需要立即设立中国公司。具体结构取决于实际活动、权限、雇佣、开票和监管要求，如果计划建立长期实体或本地团队，应根据需要咨询法律和税务专业人士。
采购办公室可以替我们下单或付款吗？
标准协调服务不会自动取得签约、下单或资金处理权限。任何此类安排都需要单独书面结构、适当控制和必要的专业意见。通常情况下，采购协调可以继续进行，而合同和付款仍由买方直接与供应商完成。
可以先从一个小范围试运行吗？
可以。先选择少量供应商或一个订单周期作为试运行，通常更适合验证汇报方式、响应速度、权限边界和实际工作量，再决定是否建立长期合作模式。
相关服务
相关供应商与风险决策
根据下一步需要做出的采购决策选择对应服务。
提交项目需求
告诉我们你的持续中国采购工作流
收到需求后，我们会了解现有供应商、订单、内部控制、主要问题和汇报要求。如果持续支持适合你的情况，我们会在工作开始前确认职责、客户审批点、记录方式、汇报节奏、限制和费用基础。